Btw verlegd op je factuur en in je aangifte verwerken

Bij een gewone zakelijke verkoop zet je meestal btw op je factuur. Bij ‘btw verlegd’ staat er geen btw-bedrag op: de afnemer geeft de btw zelf aan. Dat kan bijvoorbeeld spelen bij bepaalde werkzaamheden in de bouw of bij diensten uit het buitenland. Voor je factureert, moet je daarom eerst nagaan of de regeling voor deze transactie geldt en wie je klant precies is.

Wat betekent ‘btw verlegd’ voor jou?

Btw verleggen betekent dat niet de leverancier, maar de afnemer de btw over een levering of dienst berekent en aangeeft. De leverancier rekent op de factuur geen btw-bedrag aan. De afnemer verwerkt de verschuldigde btw in zijn aangifte en kan die, als aan de voorwaarden voor aftrek is voldaan, mogelijk ook als voorbelasting aftrekken. Voorbelasting is btw op zakelijke inkopen die je onder voorwaarden mag verrekenen.

De regeling is geen keuze om een factuur zonder btw te sturen wanneer dat beter uitkomt. Ze geldt alleen voor situaties waarvoor de verleggingsregeling van toepassing is. De Belastingdienst noemt onder meer bepaalde binnenlandse verleggingen, onderaanneming en personeel uitlenen, en transacties met ondernemers in het buitenland. De regels verschillen per situatie. Controleer dus eerst de aard van de prestatie, de betrokken partijen en waar de transactie plaatsvindt.

Ben je je onderneming nog aan het inrichten? Neem de btw-administratie mee in de eerste stappen bij het starten van je eigen bedrijf. De factuur en de aangifte moeten aansluiten op wat je werkelijk hebt geleverd of afgenomen.

Wanneer geldt de verleggingsregeling?

Een veelvoorkomend voorbeeld is onderaanneming. De regeling kan gelden voor fysieke werkzaamheden aan onroerende zaken of schepen in sectoren zoals de bouw, scheepsbouw, schoonmaak en groenvoorziening. Volgens de Belastingdienst gaat het bijvoorbeeld om bouwen, slopen, aanleggen, onderhouden, herstellen en schoonmaken. Ontwerpwerk, bewaking en verhuur vallen niet automatisch onder deze specifieke regeling. Bij onderaanneming geldt ook een uitzondering als het werk geheel of grotendeels, dus voor meer dan 50%, in de eigen werkplaats wordt uitgevoerd. De precieze omstandigheden blijven van belang; gebruik de voorwaarden voor onderaanneming en uitlenen van personeel van de Belastingdienst om de situatie te toetsen.

Ook bij grensoverschrijdende transacties kan btw worden verlegd. Dat betekent niet dat elke factuur aan of van een buitenlandse onderneming automatisch zonder btw hoort te zijn. De behandeling hangt onder meer af van wat je levert, of je goederen of diensten afneemt, en in welk land de betrokken ondernemers zijn gevestigd. De Belastingdienst behandelt verschillende gevallen voor zakendoen met het buitenland en verwijst voor de beoordeling naar een hulpmiddel. Check de toepasselijke regel voordat je de factuur verstuurt of verwerkt.

Andere branches en transacties kunnen eigen voorwaarden hebben. Ga daarom niet alleen af op de mededeling van een klant of leverancier. Vraag welke regeling wordt toegepast en op welke prestatie die betrekking heeft. Als je niet kunt vaststellen dat de verlegging klopt, is een factuur zonder btw niet vanzelfsprekend juist.

Wat zet je op een factuur met btw verlegd?

Vermeld geen btw-bedrag alsof de afnemer dat aan jou betaalt. Zet wel de tekst ‘btw verlegd’ op de factuur. Bij een verlegging naar een andere ondernemer vermeld je ook diens btw-identificatienummer. Geef daarnaast de vergoeding per btw-tarief weer, zoals die zou gelden als de btw niet was verlegd. Zo blijft duidelijk op welk bedrag en tarief de berekening voor de afnemer gebaseerd moet zijn. Deze factuurgegevens staan in de factuureisen van de Belastingdienst voor de verleggingsregeling.

Controleer ook de identiteit van je afnemer. De Belastingdienst waarschuwt dat je als leverancier verantwoordelijk blijft voor een juiste toepassing. Als niet duidelijk is wie de afnemer is, kan de regeling ten onrechte zijn gebruikt en kan de verschuldigde btw bij jou worden nageheven. Bewaar daarom de gegevens en stukken waarop je beoordeling berust, zoals de opdracht, de factuur en de relevante bedrijfsgegevens.

Stuur je een factuur terwijl de regeling niet geldt, dan kan het ontbreken van btw tot een onjuiste aangifte leiden. Andersom geldt: staat er btw op een factuur terwijl de verleggingsregeling van toepassing is, dan mag de afnemer die btw niet zomaar als voorbelasting aftrekken. Vraag in dat geval om een gecorrigeerde factuur en verwerk de transactie volgens de juiste regeling.

Waar geef je btw verlegd aan?

De aangifte verschilt voor leverancier en afnemer. Heb jij btw verlegd naar een Nederlandse afnemer, dan geef je de omzet volgens de Belastingdienst op bij rubriek 1e. Verleg je btw naar een ondernemer in een ander EU-land, dan kan de omzet onder rubriek 3b vallen, of onder onderdeel 3c bij de daar omschreven installatie- of afstandsverkopen binnen de EU. Welke rubriek past, hangt dus af van de transactie; gebruik geen rubriek alleen omdat het woord ‘verlegd’ op de factuur staat.

Ben jij de afnemer bij een binnenlandse verlegging, dan vermeld je de vergoeding en de berekende btw in rubriek 2, ‘Verleggingsregelingen binnenland’. Bij diensten of goederen die je uit het buitenland afneemt, kan rubriek 4 van toepassing zijn. De Belastingdienst legt in de uitleg over hoe btw verleggen werkt ook uit welke rubrieken de leverancier gebruikt en onder welke voorwaarden de afnemer de verlegde btw kan aftrekken.

Als de afgenomen goederen of diensten worden gebruikt voor belaste bedrijfsactiviteiten, kan de afnemer de verlegde btw mogelijk als voorbelasting aftrekken. De verschuldigde btw en de aftrekbare btw kunnen dan in dezelfde aangifte voorkomen. Dat betekent niet dat je de transactie kunt overslaan: de bedragen moeten juist worden berekend en in de juiste rubrieken worden verwerkt. Is er geen recht op aftrek, of is dat recht beperkt, dan kan een deel van de berekende btw wel verschuldigd blijven.

Zo controleer je een factuur en aangifte

Werk de controle in deze volgorde af:

1. Leg vast wat je hebt geleverd of afgenomen en aan wie. Controleer of de concrete situatie onder een verleggingsregeling valt, in plaats van alleen op een branche of de wens van de klant af te gaan.
2. Controleer de gegevens van de wederpartij, waaronder het btw-identificatienummer wanneer dat voor de factuur vereist is. Bewaar informatie waarmee je kunt onderbouwen wie je afnemer is.
3. Controleer de factuur. Bij verlegging staat er geen btw-bedrag op, wel ‘btw verlegd’, het btw-identificatienummer van de afnemer en de vergoeding uitgesplitst per toepasselijk tarief.
4. Bepaal wie de btw aangeeft. De leverancier geeft de relevante omzet aan; de afnemer berekent de btw en verwerkt die als verschuldigde btw. De toepasselijke rubriek is afhankelijk van binnenlandse of buitenlandse omstandigheden.
5. Beoordeel afzonderlijk of de afnemer de btw mag aftrekken als voorbelasting. Houd de factuur en de aangifte samen in je administratie, zodat de aangegeven bedragen controleerbaar zijn.

Vergelijk na het invullen de aangifte met de inkoop- en verkoopfacturen. Controleer of de vergoeding, de berekende btw en eventuele aftrek bij elkaar passen. Voor een zzp’er die regelmatig btw aangeeft, is het nuttig om verlegde facturen apart herkenbaar te bewaren. Verwar de regeling ook niet met deelname aan de kleineondernemersregeling: bekijk apart wat de kleineondernemersregeling voor je btw betekent. Als een factuur niet klopt, laat die corrigeren voordat je btw aftrekt of de aangifte afrondt.

Veelgestelde vragen

Moet ik btw verleggen als mijn klant daarom vraagt?

Niet alleen omdat je klant erom vraagt. Je moet eerst vaststellen dat de betreffende transactie onder een verleggingsregeling valt en dat de klant de juiste afnemer is. De regeling is gebonden aan voorwaarden die afhangen van de prestatie en de partijen. Kun je de toepassing niet onderbouwen, vraag dan om nadere gegevens en controleer de regels voordat je zonder btw factureert.

Mag ik btw op een factuur met ‘btw verlegd’ aftrekken?

Op een correcte factuur met btw verlegd staat geen btw-bedrag dat je als betaalde btw kunt aftrekken. Als afnemer bereken en vermeld je de verlegde btw zelf in je aangifte. Je kunt die btw onder voorwaarden als voorbelasting aftrekken, voor zover de inkopen worden gebruikt voor belaste bedrijfsactiviteiten. Is je aftrek beperkt, dan kan een deel verschuldigd blijven.

Wat doe ik als er toch btw op de factuur staat?

Als de verleggingsregeling op de transactie van toepassing is, trek je de btw op die factuur niet zomaar af als voorbelasting. Vraag de leverancier om een gecorrigeerde factuur en verwerk de transactie volgens de juiste regeling. Is juist géén verleggingsregeling van toepassing, dan moet de leverancier de factuur op de normale manier opmaken. Bewaar de correctie bij je administratie.