Een factuurvoorbeeld met de verplichte gegevens voor je klant

Een factuur is meer dan een betaalverzoek: je klant moet kunnen zien wie de dienst heeft geleverd, waarvoor je kosten rekent en hoe het totaalbedrag is opgebouwd. Tegelijk moet de factuur passen bij jouw situatie, bijvoorbeeld als je met verschillende btw-tarieven werkt of de kleineondernemersregeling gebruikt. Hieronder staat een voorbeeld met verzonnen gegevens en een stap-voor-stapcontrole. De regels voor uitzonderingen, zoals buitenlandse klanten, vragen soms om aanvullende gegevens.

Welke gegevens staan op een factuurvoorbeeld?

Gebruik dit fictieve voorbeeld als invulmodel, niet als factuur van een bestaande onderneming. Alle namen, adressen en nummers hieronder zijn verzonnen. Vervang ze door je eigen zakelijke gegevens en die van je klant.

Verkoper: Voorbeeld Studio, Fictieveweg 10, 1234 AB Utrecht
Klant: Voorbeeldklant, Klantstraat 20, 5678 CD Leiden
Btw-identificatienummer: NL000000000B00 (fictief)
KVK-nummer: 00000000 (fictief)
Factuurnummer: 2026-001
Factuurdatum: 8 oktober 2026
Leverdatum: 30 september 2026
Omschrijving: advieswerk, 3 uur à € 80,00 exclusief btw
Subtotaal: € 240,00
Btw in dit rekenvoorbeeld: 21% van € 240,00 = € 50,40
Totaal te betalen: € 290,40
Betalingstermijn: 14 dagen na factuurdatum
IBAN: NL00 BANK 0000 0000 00 (fictief)

De rekensom klopt onder de aanname dat voor deze dienst het btw-tarief van 21% geldt: 3 × € 80,00 is € 240,00; 0,21 × € 240,00 is € 50,40; samen is dat € 290,40. Het tarief in dit voorbeeld is alleen een rekenaanname, geen uitspraak over jouw dienst. Controleer welk tarief of welke vrijstelling voor jouw levering geldt voordat je de factuur verstuurt.

De Belastingdienst noemt onder meer de volledige namen en adressen, het btw-identificatienummer van de verkoper, het KVK-nummer als je staat ingeschreven, factuurdatum en factuurnummer als verplichte gegevens. Ook moeten de prestatie, de leverdatum, het bedrag exclusief btw, het toepasselijke tarief en het btw-bedrag duidelijk zijn. Bekijk de volledige eisen bij de Belastingdienst, want aanvullende of afwijkende regels kunnen voor jouw situatie gelden.

Hoe kies je de juiste gegevens en opmaak?

Begin met de afspraak met je klant: welke dienst of producten heb je geleverd, tegen welke prijs en op welke datum? Neem de omschrijving concreet over. “Advieswerk, 3 uur” maakt bijvoorbeeld duidelijker waarop de € 240,00 betrekking heeft dan alleen “diensten”. Bij goederen vermeld je wat en hoeveel je hebt geleverd; bij diensten beschrijf je de dienst en de omvang ervan.

Geef iedere factuur een uniek nummer. Je kunt een doorlopende nummerreeks gebruiken, zoals 2026-001 en daarna 2026-002. De Belastingdienst staat één of meer reeksen toe, maar ieder factuurnummer mag maar één keer voorkomen. Kies een vaste aanpak die je kunt blijven volgen en controleer vóór verzending of het nummer niet al is gebruikt.

Maak bedragen overzichtelijk. Zet bij meerdere btw-tarieven de bedragen per tarief apart op de factuur, zodat de klant kan zien hoe de berekening is opgebouwd. Noteer de prijs exclusief btw, het tarief en het btw-bedrag; laat ook zien welk totaal nog betaald moet worden. De betaaltermijn en je rekeningnummer zijn praktisch voor de klant. Spreek de betalingstermijn vooraf af, bijvoorbeeld in je offerte of overeenkomst, en vermeld die duidelijk.

Een factuur hoeft niet ingewikkeld vormgegeven te zijn. Een eenvoudige pdf of een factuur uit je administratieprogramma kan volstaan, zolang alle vereiste gegevens leesbaar en correct zijn. KVK raadt aan de factuur duidelijk op te maken, de betaalinformatie te vermelden en een kopie voor je administratie te bewaren. De stappen van KVK voor een factuur behandelen ook de verzending en het bewaren.

Wanneer gelden andere factuurregels?

Niet elk factuurvoorbeeld past op iedere transactie. Voor een factuurbedrag van € 100 of lager, inclusief btw, beschrijft de Belastingdienst een vereenvoudigde factuur met minder gegevens. Voor zaken met het buitenland kunnen juist extra gegevens nodig zijn. Controleer daarom eerst of jouw factuur onder een uitzondering valt, in plaats van het standaardmodel automatisch over te nemen.

Ook de kleineondernemersregeling verandert wat je op een factuur vermeldt. Gebruik je de KOR, zet dan niet zonder meer een btw-percentage en btw-bedrag op je factuur. Volg de toepasselijke aanwijzingen en vermeld dat je de regeling gebruikt. Bij verlegde btw, vrijgestelde prestaties of internationale transacties kunnen weer andere aanduidingen of gegevens nodig zijn. Als je twijfelt over de behandeling, raadpleeg de informatie van de Belastingdienst voor precies die situatie.

Welke stappen volg je voor verzending?

1. Vergelijk de factuur met de afspraak en controleer klantnaam, adres en omschrijving.
2. Vul de factuurdatum, leverdatum, het unieke factuurnummer en je eigen zakelijke gegevens in.
3. Controleer of het btw-tarief of de vrijstelling past bij de geleverde prestatie.
4. Reken de prijs exclusief btw, btw en het totaal na. Splits bedragen uit als verschillende tarieven gelden.
5. Voeg betaalinformatie en de afgesproken betalingstermijn toe en verstuur de factuur op een manier die je kunt terugvinden.
6. Bewaar een kopie en noteer de factuur in je administratie.

Wacht niet onnodig met versturen. De Belastingdienst schrijft voor dat je een factuur uiterlijk uitreikt op de vijftiende dag van de maand na de maand waarin je leverde. Bij levering op 30 september is dat dus uiterlijk 15 oktober. KVK adviseert facturen zo snel mogelijk na levering te versturen. Controleer voor jouw situatie ook of er bijzondere regels gelden voor vooruitbetalingen of internationale transacties.

Hoe controleer je het resultaat en bewaar je de factuur?

Lees de factuur alsof je klant haar voor het eerst ziet: is duidelijk wie factureert, waarvoor het bedrag geldt, hoe de btw is berekend en wanneer betaling wordt verwacht? Controleer ook dat de klantgegevens overeenkomen met de afspraak en dat het factuurnummer uniek is. Kijk bij meerdere tarieven of ieder bedrag aan het juiste tarief is gekoppeld. Een heldere factuur helpt bovendien om de administratie achteraf te controleren.

Bewaar de verzonden factuur en de informatie die de berekening onderbouwt. De Belastingdienst noemt voor de administratie in het algemeen een bewaartermijn van 7 jaar; voor gegevens over onroerende zaken geldt een termijn van 10 jaar. KVK adviseert eveneens om facturen minimaal 7 jaar te bewaren. Zorg dat je de factuur tijdens die periode kunt terugvinden en leesbaar kunt tonen.

Als je onderneming groeit, kan een vaste factuurwerkwijze onderdeel worden van bredere afspraken over betalingen, personeel en rechtsvorm. Lees hoe die onderwerpen samenhangen bij de stappen bij bedrijfsgroei. Denk je door groei na over een bv, neem dan naast de facturatie ook de oprichtingskosten mee in je afweging via de kosten van een bv.

Veelgestelde vragen

Moet ik een factuur sturen aan een particuliere klant?

Dat hangt af van wat je levert en van de situatie. De factuurregels gelden niet voor elke verkoop aan een particulier op dezelfde manier als voor leveringen aan andere ondernemers. Controleer daarom de uitzonderingen bij de Belastingdienst voor jouw soort levering. Ook als je geen factuur hoeft te sturen, moet je inkomsten wel zorgvuldig in je administratie verwerken.

Wat zet ik op een factuur als ik de KOR gebruik?

Bij de kleineondernemersregeling gelden aangepaste factuurregels. KVK vermeldt dat je dan geen btw-percentage of btw-bedrag op de factuur zet en aangeeft dat je de KOR gebruikt. Controleer of je daadwerkelijk aan de voorwaarden voldoet en welke verplichtingen in jouw situatie gelden. Gebruik dus niet zomaar het voorbeeld met btw als je de regeling toepast.

Mag ik een factuur digitaal versturen?

Ja, je kunt facturen digitaal of op papier versturen. Volgens de Belastingdienst moet je afnemer akkoord gaan met digitaal factureren en moet je de echtheid van de herkomst, de inhoud en de leesbaarheid kunnen waarborgen. Bewaar de verzonden factuur in je administratie en controleer of het bestand compleet is voordat je het verstuurt.